S’initier à la protection des données
De plus en plus mise en avant, la protection des données devient une vraie question pour les entreprises, même les plus petites. Entre loi RGPD, respect du droit des consommateurs et actions marketing, nous pouvons vite être perdu par toutes ces informations. Je vous propose de faire le point.
Mais avant toute chose, quelles sont les données personnelles à protéger ?
Il s’agit de toutes les informations se rapportant à un personne physique identifiée ou identifiable.
A titre d’exemple, un nom, une adresse postale, une adresse mail, un matricule interne, etc. seront considérés comme des données personnelles, même si elles sont publiques.
Certaines de ces données sont dites « sensibles » lorsqu’elles traitent de la santé, des opinions politiques, syndicales, religieuses, de la sphère intime, de l’origine ethnique, des mesures d’aides sociales ou des sanctions pénales ou administratives.
Qu'est-ce que la protection des données ?
En France, la question de la protection des données, est apparue à la suite du scandale SAFARI. C’est alors qu’a été créée la CNIL en 1978 (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Son but est de surveiller que l’informatique soit au service du citoyen et qu’elle ne porte atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques.
En 2012, la législation s’agrandit au niveau européen avec l’apparition du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Ce règlement encadre le traitement des données personnelles sur tout le territoire de l’Union européenne. Il s’applique à toutes les organisations publiques ou privées qui traitent de la donnée et dont l’activité vise des résidents ou des européens ou si l’organisme est lui-même sur le territoire de l’Union européenne.
La protection des données est le fait de garantir que les informations personnelles sont utilisées correctement et par les bonnes personnes. Elle permet donc de préserver la vie privée de tout un chacun.
Comment travailler correctement ses données en tant qu’entreprise ?
Avoir un registre de traitements des données
Ce registre est un document interne qui vous permettra d'avoir une vision d'ensemble sur toutes les données que vous possédez et leur utilisation.
Dans ce registre vous noterez, pour chaque activité :
- L'objectif
- Les données utilisées
- Qui a accès à ses données
- La durée de conservation des données
Faire le tri de ses données
Une fois le registre fait, vérifiez que les données traitées sont nécessaires à l'activité et ne gardez que celles qui le sont.
Vérifiez que vous ne collectez pas de données personnelles dites « sensibles » qui révèlent des opinions politiques, des convictions religieuses, d’appartenance syndicale, etc. Le règlement européen interdit de recueillir ou d’utiliser ces données, sauf cas particuliers.
Une fois les données triées, ne donnez accès à celles-ci qu'aux personnes habilitées, en fonction de leurs besoins
Le tri des données vous permet également de détruire les données dont la durée est dépassée
Respecter les droits des personnes
Il est obligatoire d'être transparent à l'égard des personnes qui vous donneront leurs informations.
Pour cela, rien de plus simple : informez les personnes en leur partageant les informations qui sont présentes dans votre registre.
Vérifiez que chaque personne peut répondre à ces questions
- Pourquoi mes données sont collectées ?
- Etes-vous autorisés à prendre mes données ?
- Qui aura accès à mes données ?
- Combien de temps allez-vous garder à mes données ?
Que puis je faire avec ses données ?
Ces données sont maintenant une source d’information telle une mine d’or. Bien utiliser elles permettent de créer des contenus pertinents et personnalisés pour vos clients ou vos prospects. Ces données sont également une belle opportunité pour améliorer votre produit ou votre service et faire accroître votre business.
Une utilisation régulière ne suffit pas, il est primordial lorsque vous utilisez de la donnée, de penser également à l’analyser pour en mesurer les effets et l’impact.
Et si vous souhaitez être accompagné pour développer ou utiliser vos données clients, contactez-moi : cjason@azatys.fr
Source : site de la CNIL – site de l’histoire – site du gouvernement
